先把流程固化下来，再谈优化与创新：贵州财经大学的 OA 系统建设实践
高校的审批有个特点：制度是齐的，但很多规则只写在纸上，具体该由谁签、签完往哪儿走，靠的是经办人的经验。经办人一换，流程就断在那儿；领导出差，纸质的单子只能在办公桌上等着。
2019 年 9 月，贵州财经大学与泛微启动 OA 系统建设。项目分两个阶段推进，2021 年 11 月完成验收。到现在，全校 2132 个 OA 账号在同一个平台上办公，31 条流程覆盖了从公文、会议到人事、资产、督办的日常事务。
贵州财经大学创办于 1958 年，原名贵州财经学院，2012 年经教育部批准更为现名，是贵州省委、省政府重点建设的贵州省经济管理人才培养基地。学校现有花溪、鹿冲关两个校区，占地总面积 5029 亩，设学院（部）18 个，全日制在校生 18837 人，教职工 1996 人。 学校承办有国家统计局与贵州省政府共办的大数据统计学院，有教育部批准设立的中外合作办学机构西密歇根学院，以及人力资源和社会保障部批准的「工商管理」博士后科研流动站。 对这样一所两校区、两万人的高校来说，管理事项的数量和跨度都不小：一份公文要跨部门会签，一次会议要落实到人，一项资产从申购到报废要过好几道手续。这些事每一件都不复杂，但叠在一起，就成了日常运转的主要负担。 项目启动前的调研，把问题归结为三个层面：数据上，数据繁多却相互孤立，无法建立关联；用户上，人工传送耗时间，查一件事要翻好几个地方；领导上，流程管控不到位，审批效率上不去。再往整体看，是没有一个能承载无纸化办公的平台，制度也就落不到系统里。 具体到流程本身，有三个卡点最突出： 绝大多数流程未固化、未规范化，下一个审批环节由审核人员人为判断，时常出现审批断层——单子卡在哪里，谁都说不清。 信息孤岛，审批时看不到相关依据，只能凭印象签字。 纸质审批很慢，领导必须拿到纸质件才能签批，一旦出差在外，审批就停在原地。 学校给这个项目定的调子很明确：先固化，再优化；先习惯，再创新。这句话的顺序很重要——系统先把现有的业务承接住，等大家用顺了，再谈流程怎么改。反过来做，往往一开始就陷进无休止的讨论里。 按这个思路，建设内容分三层：一是优化现有业务管控模式，把管理要求沉到系统里；二是以管理制度为支撑，固化各业务流程，办事人员只需关注业务有没有通过审核，不必再操心下一站该找谁；三是业务线之间紧耦合，相关信息和单据能在审批时直接穿透查阅。 落地的形态，是一套覆盖全校的管控型协同管理系统：以信息整合技术为支撑，以信息门户、项目审批、过程性资料管理、移动办公为核心，理顺和优化现有管理流程，明晰职责，限制随意性，让各管理层级对所属业务能够有效控制和监管。 项目没有一次铺开，而是分阶段推进： 2019 年 9 月 20 日 项目启动，组建团队、明确范围与实施计划。 2019 年 10 月 进入调研，梳理各部门业务流程与系统需求。 2019 年 11 月 完成系统搭建，随后进行系统测试与问题反馈处理。 一阶段 自合同签订起推进至上线试运行，门户、流程与主要模块陆续投入使用。 2021 年 5 月 14 日 二阶段上线试运行，功能范围进一步扩展。 2021 年 11 月 26 日 项目验收。 实施沿用的是一条完整的路径：项目准备及规划、现状调研与咨询、蓝图方案设计、项目建设实施、项目验收，验收之后还有持续优化与运维保障。每个阶段都有对应的交付物——实施方案、需求调研报告、用户操作手册、功能与性能测试报告、培训计划、试运行报告、验收测试报告、功能清单等，一共十几类文档，一项不落。 统一门户与 31 条流程 信息门户作为全校的统一入口，把待办、通知与常用功能集中呈现。流程梳理后合计 31 条，全部按学校的管理制度定制搭建，覆盖知识目录、人事、会议、正高、报表、通信、车辆、公文、日程、调查、督办、资产、协作、客户等模块。 移动端同步上线 系统同步建设了 APP 端，审批、待办、通知在手机上就能处理。领导出差在外，不必再等回到办公室才能签批——这一条直接解决了纸质审批最大的卡点。 十五类模块投入使用 目前涉及的模块包括信息门户、流程管理、知识管理、人力资源管理、公文、邮件、协作区、日程管理、会议管理、微搜、通信、即时通讯、微博、调查以及统一协同管理平台。公文、会议、督办这几类高校高频事务，都在系统内形成了闭环。 知识转移与自主运维 项目没有止步于「交付一套系统」。按「授人以鱼不如授人以渔」的思路，实施过程中通过共同工作、文档资料、培训研讨三种方式，把运维能力逐步交给学校——从专家、顾问，到关键用户，再到最终用户，一层一层传递下去，学校由此具备了自行维护系统的能力。 系统上线后，学校共指派 2132 个 OA 账号，流程合计 31 条，覆盖日常办公的主要场景。截至统计时，正式环境中的运行数据是： 在走审批流程 146517 条 已归档流程 93152 条 待办流程 54241 条 这些数字说明的不是系统跑了多久，而是它确实被当成了日常工具：二十多万条流程在流转，审批、归档、待办都在系统内完成，纸质的单子才可能真正减下来。 这个项目从启动到验收跨了两年多，中间分两阶段上线，慢的地方不在技术，而在「把规则说清楚」。高校很多流程的下一步该谁审批，从来没有写成明文，靠的是经办人多年的经验判断。项目组要做的第一件事，是把这些默认的规则一条条问出来、画成节点，31 条流程背后，其实是 31 套此前没有落过纸的判断逻辑。 学校定下的「先固化，再优化；先习惯，再创新」，说的正是这件事的次序。系统如果一上来就改流程，讨论会开不完，因为每个人都担心自己的环节被删掉；先把现状照搬上线，让大家用顺手，再回头优化，阻力就小得多。这条经验对高校如此，对机关和集团同样适用——信息化的第一步不是设计更好的流程，而是把现有的流程变得可执行、可追溯。 制度落到流程里，审批走到手机上 泛微协同办公平台，助力高校实现管理规范化与办公无纸化客户与场景
原来的问题
建设思路
建设历程
建设成果
应用情况
一点观察
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