一个公司、一个业务，一套平台：长江智能院的业务管理平台建设实践

江苏长江智能制造研究院有限责任公司成立于 2016 年 12 月，注册资本 5000 万元，由北京机械工业自动化研究所有限公司、上海电器科学研究所（集团）有限公司、南京埃斯顿自动化股份有限公司、南京简睿捷软件开发有限公司和常州瑞源创业投资有限公司 5 家单位共同出资建立。

它的业务不是单一产品，而是一组并行的专业服务：智能制造云服务、智能制造发展水平评价、检测认证、增材制造、大型激光切割与焊接、数字化设计与仿真、示范工厂建设、人才培养培训、智能工厂的规划与建设、企业管理软件研发与应用。

这类业务的特点是「一单一议」：每个项目都要单独谈合同、单独排期、单独采购，项目周期长、参与方多。管理的重心不在某一道审批，而在整条链能不能接得上。

线下操作　业务的操作流程较长，流程中大部分环节仍停留在线下手动处理，执行效率受影响。

数据分散　业务数据支离破碎，散在各自电脑的 Excel 上，没有在同一套管理流程中沉淀，工作口径不统一，过程也缺乏透明度。

沟通隔离　内部与外部沟通多靠邮件、电话、微信，耗时耗力，沟通记录没有留痕，也难以共享。

业务阻断　销售合同、采购申请、采购执行、采购合同、收款、付款各自为政，缺少一个从业务视角出发的统一入口。

缺少智能　管理监控与风险判断依靠人工，缺少系统支撑，供应商资质、信用等引发的采购风险难以提前识别。

共享　需求部门、客户、供应商、合同之间的信息对称、过程透明。

管控　人、财、物在系统内实现合理化管控，规避各类风险。

协同　一个业务，各方共享资源、协同推进，而不是各管一段。

客户档案

需求部门提交客户申请，创建客户经审批后写入客户档案库。选定某个客户后可以登记拜访与来访接待，也可以在该客户页面下集中查看所有拜访记录，以及发生在该客户身上的招待、差旅报销和全部销售合同。

销售合同台账

销售合同由行政部录入系统管理，后续的到款登记、开票申请都会自动更新合同台账中的相关信息与执行进度；在指定合同下，可以查看所有开票记录与到款记录。台账记录采购、付款、收票等数据并生成报表，合同执行到哪一步不再靠人问。

常州OA销售管理系统，客户跟进、商机推进、合同签订、回款管理全链路打通。

项目会议与立项

立项之前，项目评审会、方案评审会等会议通过会议模块召开，会议结论作为立项确认的依据。项目负责人通过可行性评审后，在系统中新建项目，填写项目信息、拆解项目任务，并明确各任务的时间节点与负责人，提交后进入执行。

项目进度

项目负责人填写任务清单后提交执行，任务负责人维护自己任务的进度与相关数据，再由项目负责人审核更新。进度通过统计报表、甘特图与过程反馈多维展示，项目领导和高层打开就能看清整体节奏。项目页面同时还关联着该项目的销售合同、采购合同、差旅费报销、招待费报销、日常费用报销以及相关会议信息——一个项目牵扯的事情，在同一个页面能看全。

项目交付

交付环节设在项目任务的最后一项验收上：验收资料、报告等信息需上传齐全，并通过验收审批流程，项目才算交付完成。

项目一览表

通过项目一览表可以查看所有项目维度的数据：销售合同总额、已收款总额、采购合同总额、已付款总额、差旅费报销总额、日常报销总额、招待报销总额，并据以算出项目利润和利润占比。一个项目到底赚不赚钱，不再需要财务临时汇总。

供应商管理

供应商新建后写入台账，在台账中对应供应商可发起评价流程。评分按各类指标自动带出标准分作为参考，再由评价人填写实际得分；两次评价得分的平均值超过 85 分，该供应商自动更新为合格供应商。此外每年还要做一次年度评价，年度评价分值直接影响供应商是否合格。只有合格供应商，才能在招标审批中被选择。

招标管理

招标内容在线上审批，审批通过后线下组织招标。若招标方式选择委托第三方，需要对评标人员单独审批，确认外聘专家评审人的资质是否符合要求。最终通过中标通知公示审批，告知评标结果与中标价格。原则是得分高者中标。

采购合同台账

采购合同同样由行政部录入管理，发票登记、付款申请、到货验收申请等流程会自动更新合同台账中的信息与执行进度；在指定合同下可查看全部付款记录、发票登记明细与验收情况。

其他功能

平台还覆盖了档案库维护与领用借阅、商务招待用餐登记、车辆管理、资产管理等日常事务，并通过报表管理集中呈现相关数据。

完善的常州OA系统售后维护体系，让企业上线后用得放心、管得省心。

透明业务

按照「公开、透明、科学」的原则，依托业务管理制度与监管制度，流程在线上留痕，减少业务管理过程中的暗箱操作。

降低成本

汇总各部门分散的采购需求，实现集中采购，提高议价优势；通过引入合适的供应商、合理的招投标与竞价议价谈判，把采购成本降下来。

统一管理

由研究院对客户、供应商、项目、产品进行统一认证、统一编码、统一命名，配合规范的管理制度，保障客户满意度、供应商质量与采购质量。

提高效率

优化业务流程，打通内部信息系统的协同壁垒，减少事务性工作与人为差错，文档也随之标准化。